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Leitfaden zur Promotion

Dieser Leitfaden wurde vor vielen Jahren aufgesetzt und Dank Eurer Mithilfe immer wieder erweitert und korrigiert. Wir hoffen, dass Ihr uns auch Eure Erfahrungen mitteilt und zur Verbesserung der Seite beitragt. Dieser Leitfaden beschreibt die gängige Praxis, rechtlich bindend ist die Promotionsordnung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht.

  • Aktuelle Promotionsordnung des KIT für die Fakultät der Wirtschaftswissenschaften vom 30.11.2012 [PDF]
  • Vorherghende Promotionsordnung der Universität Karlsruhe (TH) vom 15.08.2006 [PDF]

Zur besseren Übersicht haben wir die Seite in drei Abschnitte aufgeteilt:

  1. Promotionsvereinbarung
  2. Annahme als Doktorand inkl. Annerkennung der Gleichwertigkeit und Verlängerung
  3. Wechsel der Promotionsordnung und des angestrebten Doktorgrades
  4. Verfahren zur Promotion

Beim KHYS gibt es weitere und allgemeine Informationen zur Promotion am KIT, z. B. das KHYS-Handbuch Promovieren am KIT.

Letzte Änderung: September 2015

Promotionsvereinbarung

Innerhalb des ersten halben Jahrs nach Beginn der Promotion bzw. nach der Betreuungszusage durch den KIT-Betreuer muss eine Promotionsvereinbarung abgeschlossen werden.

Verfügbare Dokumente:

  • Promotionsvereinbarung am KIT, Stand: 10.12.2014 [DOC, PDF]
  • Handreichung für Betreuende und Promovierende [PDF]
  • Leitfaden für die Betreuungsgespräche im Rahmen der Promotionsvereinbarung [Vorlage: DOCX]

Anschließend muss sich der Doktorand beim KYHS registrieren.
[Anmerkung: Der beim KHYS beschriebene Ablauf weicht von dem hier beschriebenen ab, weil andere Fakultäten dies anders handhaben.]

Sowohl die Kopie der Promotionsvereinbarung (inkl. Anhängen), als auch ein Ausdruck der Anmeldebestätigung beim KHYS müssen dem Antrag auf Annahme als Doktorand bei der KIT-Fakultät (siehe unten) beigefügt werden.

Weitere Erläuterungen zur Promotionsvereinbarung

  • Die Dokumente zur Promotionsordnung sind auch in englischer Sprache verfügbar.
  • Das Landeshochschulgesetz (LHG) hat den Abschluss von Promotionsvereinbarungen verpflichtend eingeführt. Erforderlich ist diese Vereinbarung für eine Annahme bei einer KIT-Fakultät seit 1. Januar 2015. Für alle bereits angemeldeten Doktoranden besteht die freiwillige Möglichkeit des Abschlusses einer Promotionsvereinbarung in Abstimmung mit dem Betreuer.
  • Der Dekan entscheidet über die Annahme als Doktorand. Ein in anderen Fakultäten möglicherweise vorhandener Promotionsausschuss existiert an unserer Fakultät nicht.
  • Das Promotionsvorhaben wird in einem Themenvorschlag und einem Arbeits-/ Zeitplan beschrieben. Der Themenvorschlag mit Kurzzusammenfassung (oder ggf. ein ausführliches Exposé) stellen den aktuellen Planungsstand dar und können im Laufe der Promotion angepasst werden.
  • Unter „§3 Promotionsvorhaben“ („kumulative Promotion“) ist „nein“ zu markieren.
  • Eine Vorlage als Gesprächsfaden und zur Dokumentation mit dem Betreuer ist in Arbeit.
  • Eine Vorlage für Qualifizierungsmaßnahmen als Anlage zur Promotionsvereinbarung ist in Arbeit.

Annahme als Doktorand
inkl. Annerkennung der Gleichwertigkeit und Verlängerung

Jeder Doktorand muss einen Antrag auf Annahme als Doktorand [RTF] an die Fakultät stellen. Dieser Antrag muss innerhalb ersten halben Jahr nach Beginn der Promotion bzw. nach der Betreuungszusage des Professors gestellt werden. Zuvor muss eine Promotionsvereinbarung vorliegen und die Anmeldung am KHYS erfolgt sein. Jedem angenommenen Doktoranden wird durch die Fakultät eine Betreuung garantiert, bspw. auch dann, wenn der Betreuer die Fakultät verlässt.

Dem Antrag sind beizufügen:

  • einen Lebenslauf [RTF] des Kandidaten,
  • eine Erklärung über frühere Promotionsgesuche [RTF], ihre Zeitpunkte, die Fakultäten und die Themen früherer Arbeiten,
  • Angabe über den angestrebten Doktorgrad [RTF],
  • (unbeglaubigte) Kopie des Abschlusszeugnisses (z. B. Diplom oder Master).
  • Durch das neue Landeshochschulgesetz sind zusätzlich beizulegen
    • die Kopie der Promotionsvereinbarung (inkl. Anhängen) und
    • Bescheinigung Ihrer Registrierung: Sie erhalten vom KHYS innerhalb von ca. 14 Tagen eine schriftliche Registrierungsbescheinigung (PDF). Diese müssen Sie mit Ihrem Antrag auf Annahme bei Ihrer Fakultät einreichen.
  • Entfallen können durch die Promotionsordung folgende Dokumente, da sie bereits Bestandteil der Promotionsvereinbarung sind:
    • Eine kurze Erklärung (rund 1/2 Seite) über das Arbeitsgebiet der Dissertation.
    • Ferner soll eine schriftliche Erklärung eines Professors, Hochschul-  oder Privatdozenten der Fakultät über die Bereitschaft, den Antragsteller bei der Anfertigung seiner Dissertation zu betreuen, beigefügt werden. Gegebenenfalls ist zusätzlich eine Bestätigung hinzuzufügen, dass sich die Dissertation für einen Dr.-Ing. eignet.
  • Gegebenenfalls einen Nachweis über Namensänderung durch Heirat usw.
  • Gegebenenfalls der Nachweis der Zulassungsvoraussetzungen (siehe Ergänzung zur Anerkennung der Zulassungsvoraussetzungen im folgenden).

Anerkennung der Zulassungsvoraussetzungen

Falls der Bewerber / die Bewerberin nicht Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen o. ä. studiert hat, ist ein Antrag auf Anerkennung der Zulassungsvoraussetzungen [RTF] (sprich: ein Antrag auf Anerkennung der Gleichwertigkeit des Studienabschlusses) an den Dekan zu richten. Dieser Antrag sollte zusammen mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand möglichst mit Beginn der Promotion gestellt werden.

Verlängerung der Anerkennung

Gemäß §3(4) sollte der Antrag auf Annahme als Doktorand nach drei Jahren erneuert werden. Hierzu ist ein formloses Schreiben an den Dekan und die Bestätigung durch den Betreuer erforderlich.

 

Wechsel der Promotionsordnung und des angestrebten Doktorgrades

Falls die Annahme noch unter der alten Promotionsordnung erfolgte und ein Wechsel in die neue nach §18 beabsichtigt ist, reicht ein formloses Schreiben [RTF] an das Dekanat. Der Wechsel ist in der Regel nur dann erforderlich, wenn ein Dr.-Ing. angestrebt wird. Hierbei ist dann zusätzlich eine Bestätigung durch den Betreuer und eine kurze Beschreibung (rund 1/2 Seite) des Arbeitsgebietes notwendig.

 

Verfahren zur Promotion

Vortrag

An vielen Instituten ist es üblich, z. B. im Semester vor der geplanten Abgabe des Werks ein Vortrag über dessen Inhalte im Rahmen eines Doktorandenseminars zu halten.  An manchen Instituten werden dazu auch der geplante Zweitgutachter aus der Fakultät und weitere Interessierte eingeladen. In diesem Falle ist die Einladung / Ankündigung zu diesem Graduiertenseminar rechtzeitig zu verschicken, damit auch der Dekan und Fachkollegen anwesend sein können.

Vorschlag für Korreferenten

Der Betreuer sollte einen Vorschlag für Korreferenten (Zweitgutachter) machen, gegebenenfalls sollte der Doktorand den Betreuer darauf ansprechen und mit ihm gemeinsam einen Vorschlag für das Prüfungskollegium erarbeiten. Für den Zweitgutachter wurden zwei Beschränkungen aufgeboben: Er darf aus dem gleichen Institut kommen, aber auch von einer fremden Universität. Allerdings müssen die vier Mitglieder des Prüfungsausschuss aus drei verschiedenen Instituten stammen.

Antrag auf Eröffnung des Verfahrens

Spätestens zwei Wochen vor der Fakultätsratssitzung, auf der das Promotionsverfahren eröffnet werden soll, ist der Antrag auf Eröffnung des Verfahrens zu stellen. Adressat: Dekan der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. D. h. man reicht den Antrag beim Dekanat ein. Die Anmeldung beim Studienbüro wird durch das Dekanat durchgeführt.

Hinweise hierzu:

  • Anschreiben [RTF] mit privatem Briefkopf und keine Institutsbriefbögen verwenden.
  • Im Anschreiben sollte erwähnt werden, welchem Lehr- und Forschungsgebiet der Fakultät die Arbeit zuzurechnen ist, z.B. für das AIFB allgemein "Angewandte Informatik" (eine Liste ist hier verfügbar).

Beizufügen sind nach §6:

  • Nachweise, die für die Anerkennung der Zulassungsvoraussetzungen (§4) gefordert werden
    • (Unbeglaubigte) Kopie der Diplomurkunde und ggf. -zeugnis sowie Beschluss auf Anerkennung der Gleichwertigkeit des Studienabschlusses,
    • Abiturzeugnis (bei eigenen Studenten wird auch darauf verzichtet)
    • Zulassung als Doktorand (wurde zuletzt nicht mehr benötigt),
  • und Anlagen aus dem Antrag zur Anerkennung als Doktorand (§5):
    • tabellarischer Lebenslauf [RTF] mit Beschreibung des Bildungswegs,
    • Erklärung über frühere Promotionsgesuche [RTF] (zusätzlich integriert in eidesstattliche Erklärung),
  • ein Führungszeugnis,
  • die ausgedruckte Dissertation (vgl. unten Dissertation; kann auch nachgereicht werden)
    • Dissertationen können in deutscher oder englischer Sprache verfasst werden. Bei anderen Sprachen bedarf es einer Begründung und Zustimmung durch den Fakultätsrat und die Referenten (§6, S. 1, Abs. 3). Die Zustimmungen sind beizufügen.
  • eidesstattliche Versicherungen (gemäß Anlage 2 und 3) [RTF],
  • vollständige Veröffentlichungsliste [RTF] (idealerweise mit Aufteilung in referierte Publikationen und sonstige Publikationen),
  • Erklärungen zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis [RTF].

Weiterhin sind beizufügen:

  • Zusammenfassung der Dissertation (siehe Kurzfassung; kann zusammen mit den Ausdrucken der Dissertation nachgereicht werden)
  • Erklärung des Erstgutachters, dass er bereit ist, die Arbeit zu betreuen (wurde zuletzt nicht mehr benötigt).
  • Nach Promotionordnung von 2006 wurden abweichend davon gefordert:
    • Nachweis der Vetrauenswürdigkeit: für KIT-Angestellte die Kopie des Arbeitsvertrages und
      für nicht am KIT angestellte Personen ein Führungszeugnis (nun immer Führungszeugnis),
    • Erklärung über frühere Promotionsgesuche [RTF] (nun integriert in eidesstattliche Erklärung),
    • Erklärung über die verwendeten Hilfsmittel [RTF] (nun integriert in eidesstattliche Erklärung).

Kurzfassung

Gleichzeitig ist eine einseitige Kurzfassung [RTF] (ein Ausdruck und elektronisch im PDF- oder Word Format) im Dekanat einzureichen, die mit der Einladung zur Sitzung verschickt wird. Die Kurzfassung sollte Titel des Werks sowie Namen und Institut des Autors / der Autorin und möglichst am Ende einen Abschnitt der folgenden Form enthaltent: "Die Arbeit ist unter Betreuung von Prof. Dr. B. Etreuer am Institut ABC des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) entstanden und in xxx Sprache verfasst. Dr. rer. pol./Dr.-Ing. ist der angestrebte Doktorgrad." Die Kurzfassung sollte deutlich herausstellen, was das eigentlich Neue an der Dissertation ist. Die Kurzfassung ist ein separates Dokument, das nicht Teil der gebundenen Dissertation ist. Kopien der anderen Unterlagen können ebenfalls im Dekanat abgegeben werden, um den Ablauf zu vereinfachen. Zusätzlich wird empfohlen, dem Dekanat formlos mitzuteilen, wer die (internen und externen) Korreferenten sind.

 Dissertation

Spätestens 10 Tage vor der Fakultätsratssitzung müssen mindestens vier gebundene Exemplare (Dekan, Referent, Korreferent(en), Prüfer) der Dissertation abgegeben werden: ein Exemplar an das Dekanat und je ein Exemplar an die Gutachter! Nach Rücksprache mit dem Dekanat ist eventuell auch eine spätere Abgabe (mind. 3 Tage vor der Fakultätsratssitzung) möglich. Für die gebundenen Exemplare wird in der Regel die Größe DIN A4 verwendet.

Hinweise:

  • Vorsicht, auf dem Titelblatt [RTF] darf der Zweitgutachter noch nicht genannt werden und es muss "eingereichte Dissertation" und nicht "genehmigte Dissertation" heißen! Weiterhin dürfen auf dem Titelblatt keine Logos verwendet werden.
  • Beim Binden Kaltleimbindung verwenden, keine Spiralbindung!
  • In der Arbeit sollte hinten ebenfalls ein Lebenslauf und die Erklärung über die (nicht) verwendeten Hilfsmittel eingebunden sein!

 

Weiteres Verfahren

1. In der Fakultätsratssitzung wird das Dissertationsverfahren eröffnet und Gutachter und Prüfer werden festgelegt.


2. Nach der Fakultätsratssitzung schreiben die Gutachter nun ihre Gutachten; evtl. kann man ihnen schon vor der Fakultätsratssitzung ein vorläufiges Exemplar zukommen lassen. Das Dekanat informiert anschließend alle Professoren der Fakultät über das Ausliegen der Arbeit und der Gutachten und gibt gleichzeitig den Termin für die mündliche Prüfung bekannt. Die Arbeit und die Gutachten müssen mindestens zwei Wochen ausliegen, wobei mindestens eine der beiden Wochen in der Vorlesungszeit liegen muss. Interaktives Verhandlungsgeschick des gestressten Prüflings ist von Vorteil um das (oft sehr schwere) Problem des Findens eines Termins zu lösen, an dem alle Referenten, der Prüfer, der Dean (bzw. sein Stellvertreter) und der Prüfling Zeit haben.


3. Noch die mündliche Prüfung und es ist geschafft. Diese findet in der Regel in der Vorlesungszeit statt, sie kann aber auch in den ersten 10 Tagen der vorlesungsfreien Zeit liegen. An besagtem Tag darauf achten, dass die Organisation klappt (z.B. Schlüssel für den Prüfungsraum im Dekanat abgeholt wird, der Beamer funktioniert, etc.). Die Prüfung findet in der Regel in deutscher Sprache statt (auch wenn die Dissertation in Englisch verfasst wurde).


4. Im Anschluss an die mündliche Prüfung ist ein Sektempfang mit den Prüfern und Kollegen üblich. Unabhängig davon, kann natürlich mit Kollegen, Freunden und Familien bis spät in die Nacht hinein gefeiert werden...


5. Innerhalb eines Jahres muss die Dissertation in einer von den Referenten genehmigten Fassung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung muss den Satz enthalten: "Dissertation, genehmigt von der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften des Karlsruher Institut für Technologie (KIT), 2010. Referent: Prof. Dr. B. Etreuer, Korreferent: Prof. Dr. Maier." Ein Merkblatt zur Veröffentlichung wird nach der Prüfung ausgehändigt. Grundsätzlich kann die Veröffentlichung erfolgen:

  • durch einen von der Fakultät anerkannten, gewerblichen Verleger (Springer, Shaker, Universitätsverlag Karlsruhe, ...). Dann sind drei Exemplare an die Universitätsbibliothek, eins an die Fakultätsbibliothek, eines an das Dekanat und jeweils eines an die Mitglieder der Prüfungskommission weiterzugeben.
  • als Sonderdrucke, als Belegexemplare bei Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift, dieselbe Verteilung oben
  • auf elektronischem Wege, wobei die Gleichwertigkeit vom Doktoranden zu bescheinigen ist, z.B. bei der Universitätsbibliothek (fünf gedruckte Versionen an Unibibliothek, eine an die Fakultätsbibliothek, eine an das Dekanat, an die Mitglieder der Prüfungskommission nach Bedarf).


6. Nach Meldung der Bibliotheken an das Prüfungssekretariat erfolgt die Aushändigung der Doktorurkunde.


7. Glückwunsch zum Doktorgrad!