Leitfaden zur Promotion

(basierend auf den Leitfaden von Dieter Landes, Welf Schneider, Nicole Branger und Stefan Napel, bearbeitet von Marc Ehrig, Ulrike Stocker und Ingela Tietze-Stöckinger; mit Vorschlägen von Daniel Oberle am 22.02.06; Überarbeitung im Oktober 2010 durch Frank Schwaderer, Fréderic Toussaint und Massimo Genoese. Dieser Leitfaden beschreibt die gängige Praxis, rechtlich bindend ist die Promotionsordnung (aktueller Stand: Promotionsordnung der Universität Karlsruhe (TH) für die Fakultät Wirtschaftswissenschaften vom 15.08.2006).

1. Falls der Bewerber / die Bewerberin nicht Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen o.ä. studiert hat, ist ein Antrag auf Anerkennung der Zulassungsvoraussetzungen (sprich: ein Antrag auf Anerkennung der Gleichwertigkeit des Studienabschlusses) an den Dekan zu richten. Diesem sind eine (unbeglaubigte) Kopie der Abschlussurkunde (z.B. Diplom oder Master) und ggf. das zugehörige Zeugnis beizufügen. Dieser Antrag sollte zusammen mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand möglichst mit Beginn der Promotion gestellt werden (vgl. nächster Punkt).

2. Jeder Doktorand muss einen Antrag auf Annahme als Doktorand an die Fakultät stellen. Dies sollte möglichst frühzeitig mit Beginn der Promotion erfolgen, da jedem angenommenen Doktoranden durch die Fakultät eine Betreuung garantiert wird, bspw. auch dann, wenn der Betreuer die Fakultät verlässt. Dem Antrag sind beizufügen:

ggf. der Nachweis der Zulassungsvoraussetzungen (siehe Punkt 1),
einen Lebenslauf des Kandidaten,
eine Erklärung über frühere Promotionsgesuche, ihre Zeitpunkte, die Fakultäten und die Themen früherer Arbeiten,
eine Erklärung über das beabsichtigte Arbeitsgebiet oder das Thema der Dissertation (z.B. Angewandte Informatik).
Ferner soll eine schriftliche Erklärung eines Professors, Hochschul- oder Privatdozenten der Fakultät über die Bereitschaft, den Antragsteller bei der Anfertigung seiner Dissertation zu betreuen, beigefügt werden.
Gegebenenfalls einen Nachweis über Namensänderung durch Heirat usw.
Gemäß §3(4) sollte der Antrag nach drei Jahren erneuert werden.

3. Dissertationen können in deutscher oder englischer Sprache verfass werden. Bei anderen Sprachen bedarf es einer Begründung und Zustimmung durch den Fakultätsrat und die Referenten.

4. An vielen Instituten ist es üblich, z.B. im Semester vor der geplanten Abgabe des Werks ein Vortrag über dessen Inhalte im Rahmen eines Doktorandenseminars zu halten. An manchen Instituten werden dazu auch der geplante Zweitgutachter aus der Fakultät und weitere Interessierte eingeladen. In diesem Falle ist die Einladung / Ankündigung zu diesem Graduiertenseminar rechtzeitig zu verschicken, damit auch der Dekan und Fachkollegen anwesend sein können.

5. Der Betreuer sollte einen Vorschlag für Korreferenten (Zweitgutachter) machen, gegebenenfalls sollte der Doktorand den Betreuer darauf ansprechen und mit ihm gemeinsam einen Vorschlag für das Prüfungskollegium erarbeiten. Der Zweitgutachter muss nicht zwangsläufig aus der Fakultät kommen, darf aber nicht vom eigenen Institut sein.

6. Spätestens zwei Wochen vor der Fakultätsratssitzung, auf der das Promotionsverfahren eröffnet werden soll, ist der Antrag auf Eröffnung des Verfahrens zu stellen. Adressat: Dekan der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften über die Verwaltung. D.h. man reicht den Antrag im Studienbüro der Universität ein, die diesen an das Dekanat weiterleitet.

Hinweise hierzu:

Anschreiben mit privatem Briefkopf und keine Institutsbriefbögen verwenden.
Im Anschreiben sollte erwähnt werden, welchem Lehr- und Forschungsgebiet der Fakultät die Arbeit zuzurechnen ist, z.B. für das AIFB allgemein "Angewandte Informatik".

Beizufügen sind (vgl. Informationen Promotion des Studienbüros):

(Unbeglaubigte) Kopie der Diplomurkunde und ggf. -zeugnis sowie Beschluss auf Anerkennung der Gleichwertigkeit des Studienabschlusses (siehe Punkt 1),
Abiturzeugnis (bei eigenen Studenten wird auch darauf verzichtet)
Zulassung als Doktorand (siehe Punkt 2),
tabellarischer Lebenslauf mit Beschreibung des Bildungswegs,
Erklärung über frühere Promotionsgesuche,
Angabe des Titels der Dissertation (auf prägnanten kurzen Titel achten),
Erklärung über die verwendeten Hilfsmittel,
evtl. die erteilte Genehmigung, die Arbeit in einer anderen Sprache zu verfassen (siehe Punkt 3),
vollständige Veröffentlichungsliste (idealerweise mit Aufteilung in referierte Publikationen und sonstige Publikationen),
Erklärung des Erstgutachters, dass er bereit ist, die Arbeit zu betreuen,
für nicht an der Universität Angestellte: Führungszeugnis.

Gleichzeitig ist eine einseitige Kurzfassung (ein Ausdruck und elektronisch im PDF- oder Word Format) im Dekanat einzureichen, die mit der Einladung zur Sitzung verschickt wird. Die Kurzfassung sollte Titel des Werks sowie Namen und Institut des Autors / der Autorin und möglichst am Ende einen Satz der Form "Die Arbeit ist unter Betreuung von Prof. Dr. B. Etreuer am Institut ABC des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) entstanden und in xxx Sprache verfasst" enthalten. Die Kurzfassung sollte deutlich herausstellen, was das eigentlich Neue an der Dissertation ist. Kopien der anderen Unterlagen können ebenfalls im Dekanat abgegeben werden, um den Ablauf zu vereinfachen. Zusätzlich wird empfohlen, dem Dekanat formlos mitzuteilen, wer die (internen und externen) Korreferenten sind.

7. Spätestens 10 Tage vor der Fakultätsratssitzung müssen drei gebundene Exemplaren der Dissertation im Dekanat abgegeben werden. Alternativ: ein Exemplar an das Dekanat und je ein Exemplar an die Gutachter! Nach Rücksprache mit dem Dekanat ist eventuell auch eine spätere Abgabe möglich.

Hinweise:

Vorsicht, auf dem Titelblatt darf der Zweitgutachter noch nicht genannt werden und es muss "eingereichte Dissertation" und nicht "genehmigte Dissertation" heißen!
Beim Binden Kaltleimbindung verwenden, keine Spiralbindung!
In der Arbeit sollte hinten ebenfalls ein Lebenslauf und die Erklärung über die (nicht) verwendeten Hilfsmittel eingebunden sein!

8. In der Fakultätsratssitzung wird das Dissertationsverfahren eröffnet und Gutachter und Prüfer werden festgelegt.

9. Nach der Fakultätsratssitzung schreiben die Gutachter nun ihre Gutachten; evtl. kann man ihnen schon vor der Fakultätsratssitzung ein vorläufiges Exemplar zukommen lassen. Das Dekanat informiert anschließend alle Professoren der Fakultät über das Ausliegen der Arbeit und der Gutachten und gibt gleichzeitig den Termin für die mündliche Prüfung bekannt. Die Arbeit und die Gutachten müssen mindestens zwei Wochen ausliegen, wobei mindestens eine der beiden Wochen in der Vorlesungszeit liegen muss. Interaktives Verhandlungsgeschick des gestressten Prüflings ist von Vorteil um das (oft sehr schwere) Problem des Findens eines Termins zu lösen, an dem alle Referenten, der Prüfer, der Dean (bzw. sein Stellvertreter) und der Prüfling Zeit haben.

10. Noch die mündliche Prüfung und es ist geschafft. Diese findet in der Regel in der Vorlesungszeit statt, sie kann aber auch in den ersten 10 Tagen der vorlesungsfreien Zeit liegen. An besagtem Tag darauf achten, dass die Organisation klappt (z.B. Schlüssel für den Prüfungsraum im Dekanat abgeholt wird, der Beamer funktioniert, etc.).

11. Im Anschluss an die mündliche Prüfung ist ein Sektempfang mit den Prüfern und Kollegen üblich. Unabhängig davon, kann natürlich mit Kollegen, Freunden und Familien bis spät in die Nacht hinein gefeiert werden...

12. Innerhalb eines Jahres muss die Dissertation in einer von den Referenten genehmigten Fassung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung muss den Satz enthalten: "Dissertation, genehmigt von der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften des Karlsruher Institut für Technologie (KIT), 2005. Referent: Prof. Dr. B. Etreuer, Korreferent: Prof. Dr. Maier." Ein Merkblatt zur Veröffentlichung wird nach der Prüfung ausgehändigt. Grundsätzlich kann die Veröffentlichung erfolgen:

durch einen von der Fakultät anerkannten, gewerblichen Verleger (Springer, Shaker, Universitätsverlag Karlsruhe, ...). Dann sind drei Exemplare an die Universitätsbibliothek, zwei an die Fakultätsbibliothek, eines an das Dekanat und jeweils eines an die Mitglieder der Prüfungskommission weiterzugeben.
als Sonderdrucke, als Belegexemplare bei Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift, dieselbe Verteilung oben
auf elektronischem Wege, wobei die Gleichwertigkeit vom Doktoranden zu bescheinigen ist, z.B. bei der Universitätsbibliothek (fünf gedruckte Versionen an Unibibliothek, eine an die Fakultätsbibliothek, eine an das Dekanat, an die Mitglieder der Prüfungskommission nach Bedarf).

13. Nach Meldung der Bibliotheken an das Prüfungssekretariat erfolgt die Aushändigung der Doktorurkunde.

14. Glückwunsch zum Doktorgrad!