Verfahren zur Promotion

Achtung: Diese Website wird nicht aktiv betrieben und nicht aktiv geprüft. Informationen könnten daher veraltet sein. Letzter Stand ist Juni 2024!

Bitte beachten Sie, dass der nachfolgende Inhalt als Hilfestellung gedacht ist. Rechtlich geregelt ist der Ablauf der Promotion in der für Sie geltenden Fassung der Promotionsordnung.

Die Informationen zum Promotionsverfahren befinden sich auch in einem Merkblatt im Docata im Reiter Dokumentenpool.

Vortrag

An vielen Instituten ist es üblich, z. B. im Semester vor der geplanten Abgabe des Werks ein Vortrag über dessen Inhalte im Rahmen eines Doktorandenseminars zu halten. An manchen Instituten werden dazu auch der geplante Zweitgutachter aus der Fakultät und weitere Interessierte eingeladen. In diesem Falle ist die Einladung / Ankündigung zu diesem Graduiertenseminar rechtzeitig zu verschicken, damit auch der Dekan und Fachkollegen anwesend sein können.

Vorschlag für Korreferenten

Der Betreuer sollte einen Vorschlag für Korreferenten (Zweitgutachter) machen, gegebenenfalls sollte der Doktorand den Betreuer darauf ansprechen und mit ihm gemeinsam einen Vorschlag für das Prüfungskollegium erarbeiten. Für den Zweitgutachter wurden zwei Beschränkungen aufgeboben: Er darf aus dem gleichen Institut kommen, aber auch von einer fremden Universität. Allerdings müssen die vier Mitglieder des Prüfungsausschuss aus drei verschiedenen Instituten stammen.

Antrag auf Eröffnung des Verfahrens

Vor der Antragstellung sollte geprüft werden, ob die Annahme als Promovierende/-r noch mindestens bis zu einem möglichen Prüfungstermin besteht und ggf. ein Antrag auf Verlängerung der Annahme in Docata gestellt werden.

Spätestens 10 Tage (besser zwei Wochen) vor der Fakultätsratssitzung, auf der das Promotionsverfahren eröffnet werden soll, ist der Antrag auf Eröffnung des Verfahrens zu stellen. Adressat: Dekan der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. D. h. man reicht den Antrag beim Dekanat ein. Für die Antragstellung muss der Assistent in Docata ausgefüllt werden. Der Antrag kann danach heruntergeladen werden und soll danach unterschrieben im Dekanat eingereicht werden.

Für den Assistenten in Docata sollten folgende Dokumente zum Upload parat sein:

  • Dissertation (elektronische Fassung)
  • Beruflicher und wissenschaftlicher Werdegang (tabellarisch, z.B. [RTF])
  • Liste aller wissenschaftlichen Veröffentlichungen (z.B. [RTF], idealerweise mit Aufteilung in referierte Publikationen und sonstige Publikationen)
  • Nachweis über promotionsberechtigenden Studienabschluss
  • Promotionsurkunde (sofern bereits früher ein Doktorgrad erworben wurde)
  • Weitere Informationen
    • Informationen zu Dissertation, den Begutachtenden und Prüfenden
    • ggf. Informationen zu vorangegangenen Promotionszeiten
    • Angaben zum Durchführungsort der Promotion, zu Kooperationen, zur Zuordnung in die Forschungslandschaft des KIT sowie zur Zuordnung zu einem Helmholtz- Programm (PoF-Struktur)
    • Angaben zu Auslandsaufenthalten während der Promotion
    • Angaben zur Finanzierung

Zusammen mit dem Antrag zur Eröffnung des Dissertationsverfahrens sollen folgende Unterlagen beim Dekanat eingereicht werden:

  • Dissertation (siehe auch Dissertation), 4x gedruckt mit Kaltleimbindung
    • Zusammenfassung der Dissertation (siehe Kurzfassung)
    • Titelblatt der Dissertation (Vorsicht, auf dem Titelblatt [RTF] darf der Zweitgutachter noch nicht genannt werden und es muss "eingereichte Dissertation" und nicht "genehmigte Dissertation" heißen! Weiterhin dürfen auf dem Titelblatt keine Logos verwendet werden.)
  • Eidesstattliche Versicherung gemäß Anlage 2 (Download aus Docata, unterschrieben und in Arbeit eingebunden)
  • Eidesstattliche Versicherung und Erklärung gemäß Anlage 3 (Download aus Docata, unterschrieben)
  • Schriftliche Erklärung gemäß Anlage 4b (Download aus Docata, unterschrieben)

Weitere Hinweise, die möglicherweise hinfällig sind, seitdem die Beantragung über Docata läuft:

  • Anschreiben [RTF] mit privatem Briefkopf und keine Institutsbriefbögen verwenden.
  • Im Anschreiben sollte erwähnt werden, welchem Lehr- und Forschungsgebiet der Fakultät die Arbeit zuzurechnen ist, z.B. für das AIFB allgemein "Angewandte Informatik" (eine Liste ist hier verfügbar).

Nach Promotionordnung von 2006 wurden abweichend davon gefordert:

  • Nachweis der Vetrauenswürdigkeit: für KIT-Angestellte die Kopie des Arbeitsvertrages und
    für nicht am KIT angestellte Personen ein Führungszeugnis (nun immer Führungszeugnis),
  • Erklärung über frühere Promotionsgesuche [RTF] (nun integriert in eidesstattliche Erklärung),
  • Erklärung über die verwendeten Hilfsmittel [RTF] (nun integriert in eidesstattliche Erklärung).

Kurzfassung

Gleichzeitig ist eine einseitige Kurzfassung [RTF] (ein Ausdruck und elektronisch im PDF- oder Word Format) im Dekanat einzureichen, die mit der Einladung zur Sitzung verschickt wird. Die Kurzfassung sollte Titel des Werks sowie Namen und Institut des Autors / der Autorin und möglichst am Ende einen Abschnitt der folgenden Form enthaltent: "Die Arbeit ist unter Betreuung von Prof. Dr. B. Etreuer am Institut ABC des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) entstanden und in xxx Sprache verfasst. Dr. rer. pol./Dr.-Ing. ist der angestrebte Doktorgrad." Die Kurzfassung sollte deutlich herausstellen, was das eigentlich Neue an der Dissertation ist. Die Kurzfassung ist ein separates Dokument, das nicht Teil der gebundenen Dissertation ist. Kopien der anderen Unterlagen können ebenfalls im Dekanat abgegeben werden, um den Ablauf zu vereinfachen. Zusätzlich wird empfohlen, dem Dekanat formlos mitzuteilen, wer die (internen und externen) Korreferenten sind.

Dissertation

Spätestens 10 Tage vor der Fakultätsratssitzung müssen mindestens vier gebundene Exemplare (Dekanat, Referent(en), weiteres Mitglied) der Dissertation abgegeben werden: ein Exemplar an das Dekanat und je ein Exemplar an die Gutachter! Darüber hinaus soll eine zusätzliche digitale Version an das Dekanat geschickt werden. Nach Rücksprache mit dem Dekanat ist eventuell auch eine spätere Abgabe (mind. 3 Tage vor der Fakultätsratssitzung) möglich. Für die gebundenen Exemplare wird in der Regel die Größe DIN A4 verwendet. Dissertationen können in deutscher oder englischer Sprache verfasst werden. Bei anderen Sprachen bedarf es einer Begründung und Zustimmung durch den Fakultätsrat und die Referenten (§12). Die Zustimmungen sind beizufügen.

Weiteres Verfahren

1. In der Fakultätsratssitzung wird das Dissertationsverfahren eröffnet und Gutachter und Prüfer werden festgelegt. Promovierende erhalten postalisch einen Bescheid über Zulassung zum Promotionsverfahren von KIT-Fakultät (mit Information zu Prüfungstermin und (Promotions-) Prüfungsausschuss, sofern bereits festgelegt).


2. Nach der Fakultätsratssitzung schreiben die Gutachter nun ihre Gutachten; evtl. kann man ihnen schon vor der Fakultätsratssitzung ein vorläufiges Exemplar zukommen lassen. Das Dekanat informiert anschließend alle Professoren der Fakultät über das Ausliegen der Arbeit und der Gutachten und gibt gleichzeitig den Termin für die mündliche Prüfung bekannt. Die Arbeit und die Gutachten müssen mindestens zwei Wochen ausliegen. Interaktives Verhandlungsgeschick des gestressten Prüflings ist von Vorteil um das (oft sehr schwere) Problem des Findens eines Termins zu lösen, an dem alle Referenten, der Prüfer, der Dekan (bzw. sein Stellvertreter) und der Prüfling Zeit haben.


3. Noch die mündliche Prüfung und es ist geschafft. Diese findet in der Regel in der Vorlesungszeit statt, kann seit 2017 aber auch in der vorlesungsfreien Zeit liegen. An besagtem Tag darauf achten, dass die Organisation klappt (z.B. Schlüssel für den Prüfungsraum im Dekanat abgeholt wird, der Beamer funktioniert, etc.). Die Prüfung findet in der Regel in deutscher Sprache statt (auch wenn die Dissertation in Englisch verfasst wurde). Nach erfolgreich bestandener Prüfung erhält man eine vorläufige Bescheinigung über das Bestehen der Doktorprüfung. Bitte beachte, dass man erst nach Aushändigung der Promotionsurkunde den Doktortitel im Namen führen darf.


4. Im Anschluss an die mündliche Prüfung ist ein Sektempfang mit den Prüfern und Kollegen üblich. Unabhängig davon, kann natürlich mit Kollegen, Freunden und Familien bis spät in die Nacht hinein gefeiert werden.... Falls man am KIT als Promotionsstudent eingeschrieben ist, sollte man mit dem SLE noch alles zur Exmatrikulation absprechen.


5. Innerhalb eines Jahres muss die Dissertation in einer von den Referenten genehmigten Fassung veröffentlicht werden (beachten Sie untenstehende Hinweise zur Veröffentlichung). Sollte es keine Auflagen geben, erhält man die Mitteilung der Druckfreigabe in der Regel direkt nach der Prüfung. Falls es Auflagen gibt, werden diese schriftlich mitgeteilt und sollen mit den Haupt- und Korreferenten besprochen werden. Die Veröffentlichung muss den Satz enthalten: "Dissertation, genehmigt von der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften des Karlsruher Institut für Technologie (KIT), 2010. Referent: Prof. Dr. B. Etreuer, Korreferent: Prof. Dr. Maier." Ein Merkblatt zur Veröffentlichung wird nach der Prüfung ausgehändigt. Grundsätzlich kann die Veröffentlichung erfolgen:

  • durch einen von der Fakultät anerkannten, gewerblichen Verleger (Springer, Shaker, Universitätsverlag Karlsruhe, ...). Dann sind drei Exemplare an die Universitätsbibliothek, eins an die Fakultätsbibliothek, eines an das Dekanat und jeweils eines an die Mitglieder der Prüfungskommission weiterzugeben.
  • als Sonderdrucke, als Belegexemplare bei Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift, dieselbe Verteilung oben
  • auf elektronischem Wege, wobei die Gleichwertigkeit vom Doktoranden zu bescheinigen ist, z.B. bei der Universitätsbibliothek (fünf gedruckte Versionen an Unibibliothek, eine an die Fakultätsbibliothek, eine an das Dekanat, an die Mitglieder der Prüfungskommission nach Bedarf).


6. Abgabe eines gedruckten Exemplars der Dissertation im Dekanat sowie beim Prüfungskollegium. Die Urkunde kann am KIT abgeholt werden oder per Post zugeschickt werden. Die Empfangsbestätigung muss noch unterschrieben und an das KIT übergeben werden.


7. Glückwunsch zum Doktorgrad!

 

Hinweise zur Veröffentlichung

 

Es besteht die Möglichkeit im Verlag KIT Scientific Publishing zu veröffentlichen.

Dies umfasst sowohl elektronische, als auch die gedruckte Veröffentlichung. Hier gibt es ein paar Links zur elektronischen Publikation: